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Aperfeiçoamento em Secretariado
Aperfeiçoamento em Secretariado
Objetivo geral:
Analisar as suas competências pessoais e profissionais e melhorá-las.
Perceber as novas formas de organização do secretariado.
Conhecer as regras elementares de gestão da agenda.
Desenvolver critérios de eficácia no desempenho da função.
Destinatários:
Secretárias de direção.
Secretarias administrativas.
Data: a definir.
Duração: 16 horas em horário laboral das 09h00 – 18H00.
Custos de Inscrição:
Associados da AIRV : 200€
Outros: 240€
Programa
1. Novo Perfil e Deveres da Secretária
• Tarefas da Função.
• Perfil de uma Assistente Excecional.
• A Dinâmica entre Assistente e Chefia: diferentes Perfis de Assistentes adaptados a diferentes Tipos de Direção.
2. A Gestão do Tempo
• Preenchimento de um Questionário de Autodiagnóstico: “Como está a Gestão do meu Tempo?”.
• Organização e Planeamento:
• Diferença entre Ser eficiente e Ser Eficaz.
• O Planeamento como meio para conseguir Resultados.
• Integração do Planeamento a curto, médio e longo prazo.
• Selecionar e fazer as coisas importantes.
• Estratégias para Tarefas menores.
• Como estabelecer Prioridades.
• Tempo Ocupado e Tempo Disponível.
• A Mesa de Trabalho.
3. Atendimento Presencial e Telefónico
• Comunicação e Imagem.
• A Correta Utilização de Instrumentos de Comunicação.
• Precedências e Apresentações: noções gerais e aplicação prática.
• O Conceito de Inteligência Emocional.
• A Inteligência Emocional na função de Secretariado:
• Contextos e Situações da função que implicam um Domínio Emocional.
• Elementos da Inteligência Emocional:
• Autoconhecimento: a sua importância na gestão emocional.
• Autocontrolo face aos desafios.
• Empatia como estratégia.
• Competência Social na Gestão de situações de conflito.
• A importância da escuta Ativa no atendimento telefónico.
• O certo e o errado no atendimento telefónico.
4. Técnicas de Comunicação Escrita
• Os diferentes suportes de informação.
• A diferença da linguagem na utilização das Novas Tecnologias ; Como usar o E-mail.
• Endereçamentos empresariais e protocolares.
• Formas de tratamento.
• O texto informativo.
• Importância da pontuação.
Local de realização: AIRV - Associação Empresarial da Região de Viseu
Formadora:
Paula Matias
Formação em Assessoria de administração.
Pós graduação de Ciências documentais.
Especialista em secretariado desde 1993.
Formadora de secretariado.
Consultora na área de secretariado.
Exerceu a função de Assistente da Direção e Administração na Industria Farmacêutica.
Exerceu a função de Assistente da Administração de Empresa numa empresa de novas tecnologias.
